Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZHINWEISE FÜR DIE ONLINE-BEWERBERPLATTFORM des Zentralinstituts für Seelische Gesundheit Mannheim ZI

Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung auf unserer Online-Bewerberplattform (erreichbar unter https://jobs.zi-mannheim.de). Im ersten Abschnitt dieses Informationsblatts finden Sie allgemeine Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, ist im zweiten Abschnitt – Besondere Informationen spezifiziert.

I. Allgemeine Informationen
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Vorstand des Zentralinstituts für Seelische Gesundheit, J 5, 68159 Mannheim, dieser vertreten durch den gesetzlichen Vertreter, Herrn Professor A. Meyer-Lindenberg und Herrn Dr. Matthias Janta
Sie erreichen die betriebliche Datenschutzbeauftragte unter: Datenschutzbeauftragter@zi-mannheim.de 

2. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten entstammen entweder aus dem von Ihnen online auszufüllenden Bewerbungsbogen auf der Bewerbungsplattform oder aus den von Ihnen hochgeladenen Dateien (wie zum Beispiel: Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse) oder die uns per Email und oder per Post zur Verfügung gestellten Bewerbungsunterlagen.
Indem Sie sich im unserem Bewerberportal registrieren, stellen uns Ihre persönlichen Daten über eine konkrete Bewerbung zum Zweck der Stellensuche zur Verfügung.
Des Weiteren werden technische Nutzungsdaten bei der Benutzung des Online-Portals und dem Besuch der Website verarbeitet.
Weitere Einzelheiten zu den konkret verarbeiteten Datenkategorien sowie den entsprechenden Quellen finden Sie im Abschnitt – Besondere Informationen (dort Ziffer 1).

3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Landesdatenschutzgesetz (LDSG BW) Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den Hinweisen im Abschnitt – Besondere Informationen (dort
Ziffer 2) entnehmen.

4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb des Zentralinstituts erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten, sowie gegebenenfalls der Personalrat, die Schwerbehindertenvertretung, sowie die Gleichstellungsbeauftragten. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten verarbeiten.

Einzelheiten zu den von uns eingesetzten Auftragsverarbeitern sowie den konkreten Empfängern, die personenbezogene Daten erhalten, sind im Abschnitt – Besondere Informationen (dort Ziffer 3) enthalten.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es im Anschluss des Bewerbungsverfahrens zu einem Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber. Spätestens 4 Monate nach Zugang der Absage werden die Daten gelöscht. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist.

Gegebenenfalls erhalten Sie trotz einer Absage in einem konkreten Bewerbungsverfahren eine Einladung für einen sogenannten „Talentpool“ für künftige Stellenausschreibungen beim Zentralinstitut. Erfolgt eine Aufnahme in den „Talentpool“ werden ihre Daten spätestens nach einem Jahr gelöscht.

Es erfolgt keine Mitteilung über die Löschung der Daten.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit auf ihre elektronischen Daten zuzugreifen und diese zu ändern oder zu löschen. Eine Änderung oder Löschung der elektronischen Bewerbungsdaten während des Bewerbungsprozess kann diesen beeinträchtigen.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Die Daten werden ausschließlich in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert.

Die Datenverarbeitung durch uns findet ausschließlich in Deutschland statt.

Die Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter oder durch die Unterauftragsverarbeiter findet derzeit in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union, in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum, der Schweiz, den USA oder Indien statt. Bei den letzten beiden Staaten handelt es sich um Länder mit einem geringeren Datenschutzstandard als er in der Europäische Union vorhanden ist. Der Auftragsverarbeiter hat mit den Unterauftragsverarbeitern für die Verarbeitung in diesen Ländern das angemessene Schutzniveau durch Abschluss von Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 litt. c und d DSGVO) oder vertraglichen Regelungen hergestellt.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübungen der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Tel.: 0711/61 55 41 - 0
Fax: 0711/61 55 41 - 15
E-Mail: poststelle@lfdi-bwl.de
Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir jedoch Ihre Aufnahme in den Bewerbungsprozess ablehnen müssen.

9. Datenschutz und Vertraulichkeit
Das ZI und der Auftragsverarbeiter haben die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen unternommen, um die Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung sicherzustellen. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung und der für die Auswahl verantwortlichen Personen wie auch des Auftragsverarbeiters sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über persönliche Daten verpflichtet. Bei der Datenverarbeitung werden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäß aktuellem Stand der Technik berücksichtigt.

II. Besondere Informationen
In diesem Abschnitt - Besondere Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des jeweiligen Bewerbungsprozesses informieren. Die nachfolgend dargestellten Verarbeitungstätigkeiten betreffen stets den Bewerber.

1. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?
Anknüpfend an die Ausführungen im Abschnitt – Allgemeine Informationen (dort Ziffer 2) verarbeiten wir im Rahmen der Benutzung der Online-Bewerberplattform die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhalten
Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt oder über von Ihnen beauftragte Personen erhalten:

  • Stammdaten:
    • Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse;
    • Falls vom Bewerber im Lebenslauf angegeben: u.a. Geburtsdatum, -ort, -land und ggf. –name, Staatsangehörigkeit, Familienstand
  • Daten, wie Sie auf das Stellenangebot aufmerksam geworden sind.
  • Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum (Nur im Falle einer Bewerbung für einen Praktikumsplatz).
  • Daten über die Schulausbildung im Einzelnen (Nur im Falle einer Bewerbung für einen Ausbildungsplatz): Beginn und Ende der Schulausbildung; Art der Schule, Art des Abschlusses, Gesamtnotendurchschnitt des letzten Zeugnisses (ohne Kopfnoten), Noten des letzten Zeugnisses in den Fächern Mathematik, Deutsch, Englisch, BWL, Rechnungswesen.
  • Daten über die Ausbildung (u.a. Schule, Universität, betriebliche Ausbildung)
  • Daten über außerberufliche Interessen: Hobbies, Ehrenamtliches Engagement
  • Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse, z.B. Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen (Diese Daten können sich aus Ihrem Anschreiben/Lebenslauf/beigefügten Arbeitszeugnissen ergeben).
  • Passbild
  • Anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse.
  • Nutzungsdaten:
    • Folgende Daten werden bei allen Besuchern der Website verarbeitet, auch denjenigen, die den Bewerbungsprozess nicht abschließen: IP Adresse, die aufgerufene Website, Datum und Uhrzeit des Abrufs.
    • Daten, die zusätzlich bei einem abgeschlossenen Bewerbungsvorgang über unsere Online-Bewerberplattform anfallen: Session-ID.
  • Kommunikationsdaten: Inhalte persönlicher oder telefonischer Gespräche und sonstige Daten, die im Rahmen der Kommunikation (z.B. bei telefonischen Rückfragen unsererseits, bei Verwendung des Kontaktformulars) mit Ihnen anfallen.
b) Daten, die wir von Dritten erhalten
Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten:

2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Anknüpfend an die Ausführungen im Abschnitt – Allgemeine Informationen (dort Ziffer 3) verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen zu den folgenden Zwecken:

Zweck / berechtigtes Interesse
Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von Daten

Rechtsgrundlage(n)

Nutzung der Website zur Bewerbung / Vertragsanbahnung einschließlich der Kommunikation mit der betroffenen Person
Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Passbild, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, Bewerbungsnummer, Anderweitige Daten die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen , wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Es wird angezeigt, ob der interne Bewerber sich bereits auf mehrere Stellen beworben hat. Hierdurch haben wir die Möglichkeit, die interne Stellenvergabe besser zu koordinieren und eine für beide Seiten (Bewerber und potentieller Arbeitgeber) möglichst effiziente und zufriedenstellende Lösung zu finden.
Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden Daten in die Personalakte des Betroffenen gespeichert. Diese Daten dienen dann als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung des Betroffenen (z.B. Erkennen von Fortbildungs-, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/-bedarf je nach Vorkenntnissen,
Beförderungsmöglichkeiten je nach vorhandenen Qualifikationen
etc.)
Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, Anderweitige Daten die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder
Zeugnisse
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden die Daten außerdem zur Missbrauchskontrolle in die Personalakte des Betroffenen
gespeichert..
Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, Daten die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen , wie etwa Ihr Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder
Zeugnisse
Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Erkennung und Abwehr von Cyber-Angriffen (z.B. Distributed Denial of Service oder Hacker-Angriffe): Der Betreiber der Plattform benötigt die verarbeiteten Daten um eine stabile und sichere Benutzung der Plattform zu gewährleisten. Durch Cyber-Angriffe kann
u.a. der Betrieb der Website gefährdet werden. Zudem soll der Zugriff Unbefugter auf die Daten der Plattformbenutzer verhindert werden.

IP-Adresse, aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit des Abrufs
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Auf Grund des Bewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche (z.B. vorvertragliche Ansprüche, AGG- Ansprüche) entstehen. Die erhobenen Daten sind erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potentiellen) Rechtsansprüchen.
Stammdaten, Kommunikationsdaten, Nutzungsdaten
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Betroffenenrechtemanagement (Bearbeiter von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der Datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen)
Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind.
Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO

3. Wer bekommt meine Daten?
a) Auftragsverarbeiter
Das Onlinebewerbungsportal wird von einem externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter betrieben, der als solcher personenbezogene Daten erhebt. Ihre Daten werden auf den Systemen des Onlinebewerbungsportals gespeichert und verarbeitet. Eine Zugänglichmachung der Daten an Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters oder eine Weitergabe an andere Unternehmen oder Personen außerhalb des ZI sowie eine Verwendung für andere Zwecke erfolgt nicht.

Der Betreiber des Onlinebewerberportals ist die Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg. Das ZI hat mit diesem einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Dieser Vertrag umfasst auch von der Haufe Service Center GmbH beauftragte Unterauftragsverarbeiter. Die Beauftragungen der Unterauftragsverarbeiter durch den des Auftragsverarbeiter beruhen auf vertraglichen Vereinbarungen nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO.

b) Verantwortliche
Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, die diese dann in eigener Verantwortung verarbeiten, mit Ausnahme des Auftragsdatenverarbeiters und gegebenenfalls seiner Unterauftragsverarbeiter.

4. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Unserer Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

5. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.